Ref.: Assembleia Geral Ordinária – Convocação
Prezados Associados,
Diante da manutenção das regras de isolamento social em face da pandemia de COVID-19, o Presidente do Conselho de Administração, com a anuência e apoio dos demais integrantes do referido Colegiado, nos termos do artigo 20 do Estatuto Social da Bolsa Brasileira de Mercadorias, determinou que a Assembleia Geral Ordinária (“Assembleia”), seja realizada no dia 29/04/2021 (quinta-feira), eletronicamente, por meio da internet, de forma 100% virtual.
Nesses termos, convoca, neste ato, os Associados a se reunirem em Assembleia a ser realizada na mencionada data, em primeira convocação, às 09:30h, e, em segunda convocação, às 10:00h, para deliberarem sobre a seguinte ordem do dia:
das 9:30h às 11:30h
I. Examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras relativas ao exercício social de 2020;
II. Examinar, discutir e votar a proposta orçamentária para o exercício de 2021, bem como o programa anual de trabalho e de investimentos;
III. Outros assuntos de interesse social; e
das 12:00h às 16:00h
IV. Eleição dos membros do Conselho de Administração para o mandato de 2021/2023 (a votação se dará por meio eletrônico).
Da Plataforma Eletrônica para realização da Assembleia Geral Ordinária
A Bolsa, visando a observância do sigilo, segurança e transparência, bem como na possibilidade da participação do maior número de Associados, contratou a plataforma “Telemeeting” onde se realizará a Assembleia de forma eletrônica, via internet, com acesso exclusivamente por intermédio de computadores e notebooks.
Os Associados, a partir das 9:30 horas, poderão participar da transmissão por vídeo conferência diretamente na plataforma e, a partir das 12 horas, votarão em tempo real, por meio eletrônico, sendo que após o término da votação, às 16 horas, o resultado será apresentado a todos os participantes da Assembleia.
Do Cadastramento Prévio para ter acesso a Plataforma
O acesso a plataforma ocorrerá por meio de login (chave) e senha que serão enviados aos Associados ou aos seus procuradores. Para tanto, o Associado interessado em participar da Assembleia deverá obrigatoriamente fazer um cadastro prévio, informando nome completo, nome do associado/corretora e e-mail, até o dia 27/04/2021 (terça-feira) às 18:00 hs, através do e-mail: [email protected].
Ressaltamos que nos termos do inciso (i), do parágrafo 2º do artigo 14 do Estatuto Social, o Associado com direito a voto poderá comparecer, discutir, votar e ser votado nas Assembleias da Bolsa, desde que em dia com suas obrigações. Ainda nos termos do referido Estatuto são considerados inadimplentes os Associados que possuírem débito, de qualquer valor ou de qualquer natureza, perante a Bolsa, até a data da Assembleia, sendo que a estes (ou aos seus procuradores) não será permitida a participação na Assembleia, salvo se no ato da realização do cadastramento prévio, no prazo acima determinado, o Associado tiver quitado o débito e apresentar a comprovação de pagamento.
Quórum de Instalação da Assembleia
Em conformidade com o Artigo 25 do Estatuto Social da Bolsa, para instalação da Assembleia, em primeira convocação, as 9:30 horas, o quórum será de, no mínimo, a maioria dos Associados com direito de voto e, em segunda convocação, as 10:00 horas, com a presença de qualquer número de Associados com direito de voto. A deliberação será por maioria simples dos Associados com direito de voto presentes Assembleia.
Será possível o voto por procuração, sendo que as procurações (modelo em anexo) deverão ser encaminhadas à Bolsa, pelos Associados, impreterivelmente, no mesmo prazo do cadastro prévio (as 18 horas de 27/04/2021), para fins de parametrização na plataforma “Telemeeting” da quantidade de votos de cada participante.
Para fins de contagem e base de cálculo do quórum de instalação e deliberação, serão considerados apenas os títulos emitidos, pela Bolsa, que possuam direito de voto na data da Assembleia, excluídos, portanto, os títulos em tesouraria, os títulos de propriedade de não Associados e os títulos de propriedade de Associados inadimplentes.
Da Disponibilização de Documentos previamente à Assembleia
Visando a transparência, maior compreensão e facilidade de acesso às informações pelos Associados, a Bolsa disponibilizará a partir das 12:00 horas do dia 19/04/2021 (segunda-feira), por meio de sua plataforma de EAD, no endereço https://ead.bbmnet.com.br, vídeos e documentos, contendo informações sobre o programa de trabalho e investimentos para 2021 e o balanço de 2020 auditado pela KPMG.
Os Associados, adimplentes, nos termos do Estatuto Social, a partir da data e horário mencionados acima, poderão ter acesso a esse material, mediante solicitação de login e senha, específicos para esta plataforma, através do e-mail [email protected].
Dúvidas poderão ser sanadas enviando-se questionamentos até o dia 26/04/2021 (segunda-feira), para o mesmo e-mail ([email protected]). As questões serão oportunamente respondidas na Assembleia.
Da Realização da Assembleia
No dia 29/04/2021 (qunta-feira), a partir das 09:30 horas os Associados poderão acessar a sala virtual por meio do link que lhes será disponibilizado.
Ao início, os Associados terão seus microfones e câmeras bloqueados, sendo que após as apresentações e explicações, o Presidente permitirá a manifestação, dos Associados, mediante solicitação via chat na própria plataforma, momento em que será liberado o microfone e a câmera. Ressaltamos que todos aqueles que quiserem se manifestar, poderão fazê-lo, porém de forma ordenada, sendo permitida a participação de uma pessoa por vez.
1ª fase da AGO – Das Votações dos itens I, II e III da ordem do dia:
Após o período de manifestações será aberto o prazo de 05 (cinco) minutos na plataforma eletrônica para a votação dos itens I, II e III da ordem do dia. Após o término da votação o resultado é apresentado simultaneamente aos participantes da Assembleia.
2ª fase da AGO – Da votação para eleição dos Membros do Conselho de Administração
Após encerramento da primeira fase da Assembleia será disponibilizado aos Associados acesso à plataforma de urna eletrônica, com chaves e senhas próprias, onde poderão votar nos candidatos à membros do Conselho dentro do horário previamente estabelecido, qual seja: das 12:00 às 16:00 hs. Cada associado poderá votar em até dois candidatos.
Divulgação do resultado da eleição e encerramento da Assembleia
Finalizado o período para votação (2ª fase) dos membros do Conselho de Administração, os Associados poderão acessar novamente a plataforma Telemeeting, no mesmo link anteriormente enviado, onde será divulgado o resultado da eleição pelo Comitê Eleitoral e finalizada a Assembleia.
Demais Disposições
Esta Convocação será enviada, por e-mail, a todos os Associados da Bolsa e disponibilizada no site da Bolsa no endereço: https://www.bbmnet.com.br/
Maiores esclarecimentos poderão ser obtidos através do e-mail [email protected].
Solicitamos que, tendo em vista que todos os funcionários e colaboradores da Bolsa estão em trabalho home office, deem preferência para o atendimentos nos e-mails informados nesta convocação.
