OFÍCIO CIRCULAR 003/2020-PRE, de 20 de julho de 2020
Aos Associados da Bolsa Brasileira de Mercadorias
Ref.: Assembleia Geral Ordinária – Convocação
Prezados Associados,
Diante da manutenção das regras de isolamento social em face da pandemia de COVID-19 e, nos termos do artigo 5º da Lei 14.010, de 12/06/2020, que dispõe sobre o regime jurídico emergencial e transitório nesse período, o Presidente do Conselho de Administração, com a anuência e apoio dos demais integrantes do referido Colegiado, determinou que a Assembleia Geral Ordinária (“Assembleia”), seja realizada no dia 30/07/2020 (quinta-feira), eletronicamente, de forma 100% virtual.
Nesses termos, convoca, neste ato, os Associados a se reunirem em Assembleia a ser realizada na mencionada data, em primeira convocação, às 13:30h, e, em segunda convocação, às 14:00h, sobre a seguinte ordem do dia:
- Examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras relativas ao exercício social de 2019; e
- Examinar, discutir e votar a proposta orçamentária para o exercício de 2020, bem como o programa anual de trabalho e de investimentos.
Da Plataforma para realização da Assembleia
A Bolsa, visando a observância do sigilo, segurança e transparência, bem como na possibilidade da participação do maior número de Associados, contratou a plataforma “Telemeeting” que promoverá a Assembleia de forma eletrônica, com acesso por intermédio de computadores, tablets ou smartphones.
Os Associados poderão participar da transmissão por vídeo conferência e votarão em tempo real, sendo que ao término da votação o resultado é visualizado simultaneamente por todos os participantes da Assembleia.
Do Cadastramento Prévio
O acesso ocorrerá por meio de login e senha, enviados aos Associados. Para tanto deverá ser realizado um cadastro prévio, informando nome completo, nome do associado/corretora e e-mail, até o dia 27/07/2020 (segunda-feira), através do e-mail: [email protected].
Ressaltamos que nos termos do inciso (i), do parágrafo 2º do artigo 14 do Estatuto Social, o Associado com direito a voto poderá comparecer, discutir, votar e ser votado nas Assembleias da Bolsa, desde que em dia com suas obrigações. Ainda nos termos do referido Estatuto são considerados inadimplentes os Associados que possuírem débito, de qualquer valor ou de qualquer natureza, perante a Bolsa, até a data da Assembleia, sendo que a estes não será permitida a participação na Assembleia, salvo a realização do cadastramento prévio no prazo acima determinado, quitação do débito e sua comprovação até o dia anterior ao da Assembleia.
Quórum de Instalação
Para instalação da Assembleia, em primeira convocação, o quórum será de, no mínimo, a maioria dos Associados com direito de voto e, em segunda convocação, com a presença de qualquer número de Associados com direito de voto. A deliberação será por maioria simples dos Associados presentes com direito de voto.
Ressaltamos que, excepcionalmente, para essa Assembleia Geral Ordinária, não será possível o voto por procuração, considerando a oportunidade e a facilidade para que todos os Associados participem por via eletrônica e remota.
Para fins de contagem e base de cálculo do quórum de instalação e deliberação, serão considerados apenas os títulos emitidos, pela Bolsa, que possuam direito de voto na data da Assembleia, excluídos, portanto, os títulos em tesouraria, os títulos de propriedade de não Associados e os títulos de propriedade de Associados inadimplentes.
Da disponibilização de documentos
Visando a transparência, maior compreensão e facilidade de acesso às informações pelos Associados, a Bolsa disponibilizará a partir das 12:00 horas do dia 22/07/2020 (quarta-feira), por meio de sua plataforma de EAD, no endereço https://ead.bbmnet.com.br, vídeos e documentos, contendo um informativo sobre as ações realizadas nos últimos anos, o programa de trabalho e investimentos para 2020 e o balanço de 2019 auditado com explicações sobre os itens a serem tratados. Os Associados, adimplentes, nos termos do Estatuto Social, poderão ter acesso a esse material, mediante solicitação de login e senha através do e-mail [email protected] .
Dúvidas poderão ser sanadas enviando-se questionamentos até o dia 28/07/2020 (terça-feira), para o mesmo e-mail ([email protected]). As questões serão oportunamente respondidas na Assembleia.
Da Realização da Assembleia
No dia 30/07/2020 (quinta-feira), a partir das 13:30 horas os Associados poderão acessar a sala virtual por meio do link que lhes será disponibilizado.
Ao início, os Associados terão seus microfones e câmeras bloqueados, sendo que após as apresentações e esclarecimentos aos questionamentos enviados antecipadamente, será permitida a manifestação, mediante solicitação via chat na própria plataforma, momento em que será liberado o microfone e a câmera. Ressaltamos que todos aqueles que quiserem se manifestar, poderão fazê-lo, porém de forma ordenada, sendo permitida a participação de uma pessoa por vez.
Das Votações
Após o período de manifestações será aberto o prazo de 10 (dez) minutos para votação dos itens da ordem do dia. Sendo que ao término da votação o resultado é visualizado simultaneamente por todos os participantes da Assembleia.
Demais Disposições
Esta Convocação será enviada, por e-mail, a todos os Associados da Bolsa.
Maiores esclarecimentos poderão ser obtidos através do e-mail [email protected].
Solicitamos que, tendo em vista que todos os funcionários e colaboradores da Bolsa estão em trabalho home office, deem preferência para os atendimentos nos e-mails informados na convocação.
JOÃO PAULO DE AZEVEDO LEFEVRE
PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
BOLSA BRASILEIRA DE MERCADORIAS
